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Tipps & Tricks: Ordnung halten im Betriebsratsbüro

Tipps und Tricks: Ordnung ist das halbe Leben!

Wie sagt man so schön: Vor den Erfolg haben die Götter den Fleiß gesetzt. Dies gilt auch für die Organisation des Betriebsratsbüros. Für viele Betriebsräte ist das ein leidiges Thema. Mit der Ordnung im Büro ist es da nicht immer zum Besten bestellt, insbesondere wenn man keine freigestellten Betriebsratsmitglieder hat und die Betriebsratsarbeit gewissermaßen „neben her“ Zeichen zu erledigen muss. Es heißt zwar auch: Ordnung ist nur was für Dilettanten; das Genie beherrscht das Chaos. Dennoch erleichtert einem ein wenig Ordnung im Büro das Leben ganz ungemein: Frühere Sitzungsprotokoll und Beschlüsse werden sie immer wieder einmal benötigen, da ist es gut, diese übersichtlich abgelegt zu haben. Und die Frage der Registratur im Betriebsratsbüro ist so fürchterlich kompliziert dann doch nicht:

·         Legen Sie in einem Ordner alle Unterlagen ab, die zu einer Betriebsratssitzung gehören. Das wird in jedem Fall eine Abschrift der Ladung der Betriebsratsmitglieder sein, die Tagesordnung, die Anwesenheitsliste, das Sitzungsprotokoll und gegebenenfalls die dazugehörigen Beschlussprotokolle. Darüber hinaus eventuelle weitere Anlagen all dies legen sie an einem Ort (in einem Ordner) ab bei mehreren Sitzungen in einem Ordner verwenden Sie entsprechend Trennblättern. Wenn Sie dies entsprechend in chronologischer Reihenfolge abheften, behalten Sie stets den Überblick und das selbst noch nach Jahren.

·         In einem weiteren Ordner legen sie die Originale sämtlicher abgeschlossener Betriebsvereinbarungen ab. Beachten Sie, die Originale (tragen die Unterschriften der Betriebsparteien) ihre Betriebsvereinbarungen sind wichtige Dokumente und unter Umständen für die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bares Geld wert. Bewahren Sie diese also bitte sorgfältig auf.

·         In einem dritten Ordner legen Sie Kopien sämtlicher abgeschlossener Betriebsvereinbarungen ab. Diesen Ordner benutzen sie fortan für ihre tägliche Arbeit. So bleiben die Originale der Betriebsvereinbarungen auf jeden Fall geschützt und werden nicht beschädigt und können nicht so leicht verloren gehen.

·         In einem vierten Ordner liegen sie die sonstige Korrespondenz mit dem Arbeitgeber oder mit Arbeitnehmern etc. ab.

·         Daneben können Sie natürlich noch weitere Ordner anlegen für besondere Projekte des Betriebsrates oder für Gerichtsverfahren etc.

Wenn Sie dieses System strikt durchhalten werden Sie sehen, dass sie viel Zeit sparen und somit mehr Zeit zur Verfügung haben für die wirklich wichtigen Dinge der Betriebsratsarbeit. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.

Zum Schluss noch ein ganz wichtiger Hinweis: die Sitzungsprotokolle müssen kraft Gesetzes von wenigstens zwei Betriebsratsmitgliedern (dem / der Betriebsratsvorsitzenden und wenigstens einem weiteren Betriebsratsmitglied) unterschrieben sein. Auch wenn sie die Sitzungsprotokolle am Computer erstellen, müssen sie wenigstens ein Exemplar ausdrucken, unterschreiben und ablegen. Das papierlose Büro wird jedenfalls im Betriebsratsbüro nicht so ohne weiteres funktionieren.

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